אז נניח שהגעת כבר להחלטה להיות עצמאית, עוסקת מורשה או פטורה זה כבר פחות חשוב , פתחת את התיק, לבד או באמצעות מייצג זה גם כבר פחות חשוב, ואת שואלת את עצמך אז מה עכשיו?
איך אני מתקדמת מפה?
הפוסט הזה הוא בדיוק בשבילך אספתי פה טיפים החשובים לעצמאית המתחילה אומנם אני רואת חשבון אבל אני גם עצמאית הרבה שנים ומעבר לעניינים הכספיים והחשבונאיים יש עוד הרבה עניינים שעצמאית צריכה לדאוג להם ואני מניחה שמי שעבדה כל חייה כשכירה אינה מודעת להם.
הטיפים מחולקים לשתי קבוצות : הראשונה עוסקת בכל העניינים הכספיים/כלכליים/חשבונאיים או בגדול אלו הקשורים למספרים והקבוצה השנייה היא כל השאר - עניינים שיווקיים, נפשיים וכל קושי אחר שעצמאית נתקלת בו.
טיפים מספריים
1. תמחור- כעצמאית את צריכה להבין שאת המעסיקה של עצמך ולכן, בעלות של המוצר או השרות שאת מוכרת את צריכה לגלם את כל ההטבות שהיית מקבלת כשכירה או שאת רוצה לקבל כעצמאית וזה אומר, קרן השתלמות ופנסיה, חופשה, מחלה והבראה, בונוס ואפילו ביטוח לאומי שאומנם לא מהווה בד"כ הטבה אבל הוא חובה שהמעסיק היה משלם בה את חלקו וכעצמאית את תופסת את מקום המעביד, לכן גם אם נראה לך שהתעריף לשעה שאת גובה הוא גבוה הרבה יותר מהתעריף שקיבלת כשכירה, את צריכה לבדוק שהוא אכן גבוה מספיק כדי להכיל את כל עלויות המעסיק.
כלל האצבע הוא להוסיף לפחות 35% על השכר כשעה כשכירה וזה כולל 7.5% קרן השתלמות , 8.33% פיצויים, 6.5% תגמולים, 4.5%,חופשה, 7% ביטוח לאומי, כל אלה שוים בקרוב 34 אחוז ולא לקחתי בחשבון מחלה והבראה כך שאפילו תוספת של 35% לא בטוח שתספיק כדי לפצות.
2. לשמור גרוש לבן ליום שחור- זה היה בערך המוטו של ההורים שלי כשניסו ללמד אותנו חשיבותו של חסכון מהו, אצל עצמאית יש חשיבות לביטוי הזה משום שלעצמאית בניגוד לשכיר אין הכנסה בטוחה כל חודש (כל עוד כמובן יש עבודה) .
יש עליות ומורדות במכירות, או במתן השירותים זה תלוי בסוג המוצר הנמכר, או סוג השירות שניתן, בעונות השנה ו עוד גורמים כאלה ואחרים , לכן כשאת לומדת את העסק שלך שימי לב מתי הן תקופות הגאות והשפל ובהתאם תלמדי לנווט את השימוש בכסף.
3. חשבון בנק עסקי - אולי כעצמאית מתחילה הרעיון של חשבון בנק נוסף לעסק נראה מיותר, סתם עמלות נוספות שיש לשלם, אבל זה לגמרי לא מדויק כי חשבון בנק נפרד לעסק, מאפשר לך לשלוט בהוצאות ולהבין איך העסק שלך מתנהל.
חשבון בנק נפרד מראה לך באופן מדויק מה הרווח שלך גם מבחינה תזרימית, כשאני אומרת חשבון בנק עסקי אני לא מתכוונת באמת חשבון בנק שיוגדר כעסקי, כי אז לרוב הוא יקר יותר, אלא חשבון בנק פרטי נוסף שישמש רק את העסק, הוצאותיו והכנסותיו, ממנו תוכלי להעביר את הרווח הנוצר בכל חודש לחשבון האישי שלך.
4. תשלומים לרשויות - לרוב תשלומי המקדמות לרשות המיסים ותשלומי המע"מ לעוסקות מורשות מבוצעים אחת לחודשיים עד ה-15 או ה-19 לחודש (תלוי באופן התשלום, אפשר לקרוא על זה כאן) בחודש אי זוגי על החודשיים הקודמים, זה אומר שאם קיבלת כסף בתחילת ינואר נניח, והוצאת חשבונית הרי שאת המע"מ עליה תשלמי אחרי חודשיים וחצי, אחרי ששכחת בכלל שקיבלת את הכסף הזה, לעיתים אנשים מגיעים למועד תשלום המע"מ ולא מבינים מאין נופלים עליהם הסכומים האלה, אז כדי למנוע מצב כזה אפשר לאמץ 2 דרכי התנהלות או לפחות אחת מהן:
1. להגיש בקשה לרשות המיסים (למשרד מע"מ ופקיד השומה אליו אתן שייכות) להפוך את הדיווח לחד חודשי, לרוב רשות המיסים נענית לבקשה.
2. מכל תשלום שמתקבל לקחת את סכום המע"מ הכלול בו ולחשב את המקדמה למס הכנסה לפי אחוז המקדמות שנקבע לכם, להפקיד בפק"מ יומי כך שהכסף לא יבוזבז במהלך אותו פרק זמן שבין גבייתו לבין תשלומי המס.
5. ניהול ספרים - אחרי פתיחת התיק, ודאי שאת יודעת איזה ניהול ספרים נדרש לסוג העסק שלך, אם יש לך מייצג ודאי שהוא מנחה אותך איזה ספרים לנהל, אם אין לך מייצג, מומלץ לפחות פגישה אחת עם איש מקצוע.
רק לידיעה, עוסק פטור, למעט קבלות, לא נדרש לניהול ספרים, אבל אם הוא מנהל ספרים ב"התנדבות" למשל יומן פגישות הוא חייב לשומרו שבע שנים עוד על ניהול ספרים אפשר לקרוא פה.
קחי בחשבון שאי עמידה בהוראות ניהול ספרים עשויה לגרום להטלת סנקציות חמורות מצד רשות המיסים וגם אם בעינייך אי הפקה של קבלה או חשבונית במועד נראית כעניין של מה בכך היא ממש לא.
6. הפקת מסמכים לפי הוראות ניהול ספרים- יש 2 אפשרויות להפקת מסמכים (חשבונית מס, חשבונית מס קבלה,
פנקסים ידניים המוזמנים בבית דפוס
תוכנת חשבוניות דיגיטלית
אז נכון שיש עוד מעט עוסקים שמשתמשים בפנקסים ידניים , לרוב אלו עוסקים שלא מאמינים ביכולתם הטכנולוגית, כי באמת לרוב התוכנות הדיגיטליות לא נדרשת יותר מדי אוריינטציה טכנולוגית, הן מאוד ידידותיות למשתמש, זולות אומנם לא כמו ידניות אבל שוות כל שקל, יש כאלה המאפשרות גם ניהול הוצאות דרכן הן כוללות את רוב הספרים שעוסק אמור לנהל, ספר הזמנות, חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה, קבלות, חשבון עסקה ועוד. בעוד שבפנקסים ידניים נדרש להזמין פנקסים מכל סוג בהתאם להוראות ניהול הספרים החלים על עסקך.
7. קרן השתלמות- אחת ההטבות השוות של עצמאית היא האפשרות להפקיד לקרן השתלמות עד סכום התקרה (המשתנה משנה לשנה בהתאם למדד ב2022 עומדת על 18,960 ש"ח) ולהנות מפטור ממס רווחי הון עד סכום התקרה.
האפשרות להפקיד ולהנות מהפטור איינו מותנה בגובה הרווח אבל חלק מההפקדה עשויה להיות גם הוצאה מוכרת בהתאם לגובה הרווח (4.5% מהרווח מוכר כהוצאה מוכרת).
8. פנסיה -חוק פנסיית חובה לעצמאים נחקק ב2017 אפשר לקרוא עליו כאן, הסנקציה על אי הפקדה היא קנס בגובה 500 ש"ח, עד היום לא אכפו את החוק, מצד שני זה לא מה שצריך להניע אותך להפקיד או לא להפקיד לפנסיה, כי חסכון פנסיוני הוא חשוב, כשאנחנו צעירים אנחנו לא מודעים לחשיבות שלו ונוטים לזלזל אבל דווקא אלו השנים בהן הכסף הפנסיוני שלנו עובד הכי הרבה בנוסף החיסכון הפנסיוני מעניק לנו ביטוחים חשובים כמו ביטוח למקרה מוות וביטוח לאובדן כושר עבודה.
מעבר לכך הפקדה לפנסיה נותנת הטבה במס, לכן גם אם את מרגישה שאת רק בהתחלה ולא מרוויחה מספיק אל תזניחי את החיסכון הפנסיוני שלך.
9. מעקב אחרי הרווח והמקדמות - מעקב אחרי הרווח מבחינה מסויית עוזר לנו להגיע לסוף שנה מאוזנות יחסית מבחינת מס הכנסה וביטוח לאומי, ללא מעקב יש סיכוי טוב שנגיע לסוף שנה עם עודף גדול או חוסר גדול בתשלומים למוסדות כאשר לכל אחד מהמצבים חסרונות משלו, מעקב כזה מאפשר לנו להגדיל ולהקטין מקדמות הן של ביטוח לאומי והן של מס הכנסה לפי הצורך, אם יש רואת חשבון תוודאו שהיא אכן מבצעת אחת לכמה חודשים עדכון מקדמות לפי הצורך, אם מתנהלים לבד אז כדאי ללמוד איך לעשות זאת.
טיפים אחרים
10. קבוצות - להיות עצמאית זה לבחור חיים בודדים, בהנחה שאת מנהלת עסק של אדם אחד או שניים לכל היותר, תמצאי את עצמך הרבה פעמים לבד, באין מישהו לשאת באחריות או לשתף בעניינים הקשורים בעסק, לשאול שאלות הקשורות לעסק , להתייעץ או כל דבר אחר, מוסיף על הקשיים בחיים הלא פשוטים גם ככה של העצמאית.
חלק מהפתרון הוא להצטרף לקבוצות פייסבוק/ווטסאפ של עצמאיות או כאלה העוסקות בתחום הספציפי בו את עוסקת , קבוצות אלה משמשות מקום לדיונים בשאלות מקצועיות ונותנות מענה לשאלות שלא תמיד יש לך פתרון להן ועוד.
11. נטוורקינג - קבוצות נטוורקינג של עצמאים חוות פריחה בשנים האחרונות ולא בכדי, מעבר לאפשרות להגיע לקהל לקוחות באמצעות הנטוורקינג הנוצר במעגלים, הקבוצות האלה גם יוצרות תמיכה, תמיכה חברתית, תמיכה מקצועית, הרבה ידע שמועבר במעגלים ועוד לא מעט יתרונות, תבחני מעגלים, יש לא מעט, כאלה שמיועדים רק לנשים וכאלה המיועדים לכל המגדרים, תבחני, תראי למה את מתחברת ותנסי, בעיני זו פלטפורמה מומלצת.
12. לימודים והשתלמויות- אל תפסיקי ללמוד, במיוחד כעצמאית תדאגי להשתלם בכל החידושים וההתפתחויות הקשורים למקצוע אותו בחרת, זה ישמור אותך חדה ויעלה את הביטחון העצמי המקצועי שלך מול הלקוחות ובכלל, אבל לא רק בתחום המקצועי, כעצמאית את ממלאת בעצם מגוון תפקידים בעסק, הרבה פעמים את המזכירה, מנהלת השיווק ומנהלת הכספים, אז אומנם מומלץ להשתמש באנשי מקצוע מהתחומים האמורים אבל כמנהלת את זו שאמורה לפקח עליהם, את לא אמורה להיות מקצועית כמוהם אבל את זו שמכירה את העסק שלך הכי טוב ולכן את זו שתפקחי עליהם אז אל תהססי להשתלם גם בתחומים אחרים.
13. נוכחות דיגיטלית - בימינו רוב השיווק והפרסום נעשה באמצעים דיגיטלים בין אם ברשתות חברתיות, פייסבוק, אינסטגרם, לינקדאין ואפילו טיק טוק בין אם באתרים, בלוגים ועוד, תמצאי את הפלטפורמה המתאימה לך ולקהל הלקוחות הפוטנציאלים שלך ותתנהלי בה בדרך שהכי נראית לך, שיתוף ידע מקצועי, צילומים רלוונטים, תמונות לפני ואחרי ועוד.
14. התנהלות עם לקוחות- אומנם יצאת לעצמאות ואולי חשבת שזהו, כבר אין לך בוס על הראש אבל יכול להיות שתגלי שאומנם אין לך בוס אחד אבל יש לך הרבה בוסים, שבעצמאות נקראים לקוחות, לכן כדי להימנע
מההרגשה שהחלפת בוס אחד בהרבה, שימי גבולות כבר מתחילת ההתקשרות.
הסכם מדויק ותאום ציפיות עם הלקוחות יעזור, הבהרות של מה מכיל השירות/מוצר ומה לא, תיחום שעות העבודה ועוד ייקלו מאוד על חייך כעצמאית.
15. הגבלת שעות העבודה - כעצמאית כשאת זה העסק, תגלי במוקדם או במאוחר שהעסק משתלט גם על חייך הפרטיים, ושקשה לך לעשות הפרדה בין שעות העסק לשעות הבית לכן כמו שתקפידי להגביל את הלקוחות בשעות העבודה, תגבילי גם את עצמך.
16. גיבוי - כשאת עסק של אדם אחד אין לך גיבוי למקרה שחלילה את חולה, או סתם בא לך לצאת לחופשה ארוכה אומנם בימינו את רוב הדברים אפשר לפתור באמצעות התחברות מרחוק אבל גם אם לא , כדאי להעזר בקולגה שהיא גם חברה כך שתהוו גיבוי אחת של השניה במקרים הנדרשים.
ולסיום אני רוצה רק להוסיף שפעמים רבות עשיתי רשימות של יתרונות וחסרונות של להיות עצמאית מול שכירה. לרוב רשימת היתרונות אצל השכיר הייתה ארוכה יותר, אבל בחשבונאות יש מושג שנקרא plug number )p.n) זה המספר המאזן במאזן, מבחינתי ברשימת היתרונות של עצמאי מול שכיר הp.n הוא בצד העצמאי והוא משקף את היכולת שלי כעצמאית לשלוט בזמן שלי, לעבוד בשעות שנוחות לי, במקומות שנוחים לי, לבוא ולצאת כרצוני ועוד.