אחת האהבות הגדולות שלי זה ספרים, מבחינתי להיכנס לספריה או להיכנס לחנות ספרים זו כמו ילד שנכנס לחנות צעצועים, ואם רק היה לי את כל הזמן שבעולם כנראה שאת רוב רובו הייתי מבלה בקריאה.
אבל עם כל אהבתי לספרים, לא אלה הספרים עליהם רציתי לכתוב בפוסט זה.
פוסט זה אמור להיקרא אחרי הפוסט של פתיחת תיקים ברשויות (כאן) כי הדבר הראשון שיש לדאוג לו לאחר פתיחת התיק הוא הבנה אילו ספרים (או פנקסים) עלייך לנהל במסגרת העסק שפתחת, אי ניהול ספרים כדין עלול לגרום לסנקציות חריפות מצד רשות המיסים ולא כדאי להגיע למצב כזה
אז מה צריך לדעת?
הוראות ניהול ספרים מקורן הן הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות)-תשל"ג 1973 הכנסה והן בתקנות מעמ (ניהול פנקסי חשבונות) ובסעיפים שונים בחוק מעמ , תקנות מעמ ברובן מאשררות את הוראות מס הכנסה רק בשינוי מינוחים המתאים למעמ , סעיפי 45-50 בחוק מעמ מוסיפים קצת מידע על הוראות מס הכנסה וחשוב לדעת אותם אגע בהם קצת בהמשך.
מטרת ההוראות היא להשאיר נתיב ברור לרשויות המס לבדיקת עסקאותיו של נישום .
ההוראות מחלקות את הנישומים ל -15 עשר קטגוריות :
1. יצרנים
2. סיטונאים
3. קמעונאים
4. קבלנים
5. מקצועות חופשיים
6. רופאים
7. בעלי בתי ספר לנהיגה
8. בעלי בתי ספר
9. סוחרי מקרקעין ומתווכי מקרקעין
10. סוחרי רכב ומתווכי רכב
11. נותני שרותים ואחרים
12. חקלאים
13. תחנות דלק
14. סוכני ביטוח
15. יהלומנים
על כל סוג עיסוק ישנה תוספת המגדירה את העיסוק ואת הספרים הנדרשים לאותו עיסוק כפונקציה של מחזור עסקאות ומספר עובדים מועסקים. ,יש לשים לב שלא תמיד תמיד מה שנראה לנו כעיסוק מסוים מתאים להגדרות של מס הכנסה.
ההוראות מדברות על מה כל ספר צריך לכלול ואיך הוא אמור להיות מנוהל , כשנישום פותח עסק הוא חייב לבחון איזו תוספת רלוונטית לגביו , על פי הגדרות התוספת , כאשר תוספת יא' - נותני שרותים ואחרים היא מעין תוספת סל, בה מתרכזים העיסוקים שאינם עונים לאף הגדרה אחרת.
בתוספת יש לקרוא אילו ספרים עליו לנהל בהתאם למחזורו המשוער ומספר העובדים, אם בכלל ,אותם יעסיק.
וכן יש לבחון אילו פרטים בדיוק צריך להכיל כל ספר.
הספרים המוכרים יותר הם: ספר חשבוניות, ספר קבלות, תעודות משלוח וספר הזמנות.
אבל יש עוד מגוון רב של ספרים כמו: ספר הסעות, ספר תלמידים, ספר אורחים ועוד.
את הספרים השונים ניתן לרכוש בחנויות למכשירי כתיבה, ניתן גם להשתמש במחברת כרוכה עם דפים ממוספרים ולמלאה בהתאם להוראות של כל ספר.
למשתמשים בתוכנת חשבוניות דיגיטליות יש אפשרות לספר הזמנות (במידת הצורך) המובנה בתוכנה.
הפוסט מביא ממש על קצה המזלג מידע על הוראות ניהול הספרים , ההוראות עצמן הן נרחבות מאוד, אם יש לך מייצג הוא ידע לכוון אותך לספרים הרלוונטים ולמועדי רישומם , אחרת כדאי מאוד לבחון לאיזו תוספת שייך העסק ולמפות את הספרים אותם הוא נדרש לנהל, וכמובן להבין את דרך ניהולם ואופן שמירתם.
אני שוב חוזרת ואומרת שליקוי בניהול ספרי חשבונות יכול להביא לסנקציות חמורות כמו פסילת ספרים - מה שאומר שמס הכנסה ידרוש מס מוגדל, לא יתיר הוצאות שונות ועוד סנקציות נוספות.
כמה נקודות חשובות:
1. לא מספיק לנהל ספרי חשבונות לפי ההוראות יש לשמרם שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה.
2. ספרים שנוהלו בהתנדבות , כלומר שניהולם לא נדרש בהוראות ונוהלו כספרי עזר בעסק, גם הם אמורים להישמר , אבל רק 3 שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לגבי אותה שנה.
3. נישום המשתמש במערכת חשבוניות דיגיטלית צריך להודיע לפקיד השומה לפקיד השומה על התחלת שימושו במערכת.
4. ההוראות מגדירות את אופן גיבוי ספרי החשבונות במקרה של מערכת חשבונות ממוחשבת.
5. בדיקת אופן ניהול ספרים על פי מחזור יעשה לפי המחזור כולל המעמ.
6, באופן עקרוני על פי הוראות מס הכנסה עוסק פטור (או במינוח ארכאי שלא שונה בהוראות - עוסק זעיר) לא נדרש לנהל ספרים למעט ספר קבלות ותיק תיעוד חוץ (תיק בהם נשמרים מסמכי ההוצאות שלו).
7. בהתייחס לסעיף 6 - ישנו סעיף בחוק מעמ (סעיף 45 לצורך העניין) שמחייב הוצאת חשבונית עסקה הן עוסק פטור והן עוסק מורשה, 2 סעיפים אחכ הוא פוטר עוסק מורשה מהחובה להוציא חשבונית עסקה אם הוצאה חשבונית מס אבל את העוסק הפטור הוא אינו פטור כך שנוצרה מחלוקת לא פטורה סביב השאלה האם עוסק פטור אכן נדרש לחשבונית עסקה או לא.
זהו , ממש על קצה המזלג ,על הוראות ניהול ספרים, הייתי אומרת שלא כדאי לנסות לבד בבית, גם אם אין ברשותכם מייצג ואתם מנהלים לבד את ספרי החשבונות, מומלץ מאוד לערוך פגישת יעוץ עם איש מקצוע לצורך הבנת הספרים אותם עליכם לנהל.
סיגל